: Instrucciones para la Legalización de Libros Oficiales
Versión Imprimible Enviar a un amigo
 

LEGALIZACION DE LIBROS OFICIALES

1.- INSTANCIA DE SOLICITUD DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS

2.- LIBROS A LEGALIZAR

3.- LIBROS DE ACTAS

4.- DILIGENCIA DE CIERRE

5.- PRESENTACIÓN Y PLAZO

6.- LIBROS DE SOCIEDADES SIN REGISTRAR

7.- INSTRUCCIONES PARA EL CALCULO DE HONORARIOS

1.- Instancia de Solicitud de Legalización de Libros

Debe cumplimentarse una sola instancia por sociedad o empresario individual y año, no por libro que se quiera legalizar, cumplimentándolo a máquina o letra de imprenta. Debiendo indicarse en la instancia para cada clase o tipo de libro a legalizar:

  1. Número de tomos que componen cada tipo de libro a legalizar.
  2. Número de hojas que tiene cada uno de los tomos o libros.
  3. Si las hojas están en blanco o no (por haber sido impresas mecánicamente, por procedimientos informáticos).
  4. Las fechas de apertura y cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase, en ejercicios anteriores.
  5. Datos registrales de identificación, Nº DE HOJA OBLIGATORIO.

Si en el cuerpo de la instancia no hubiera suficiente espacio para reseñar todos los libros que se quieran legalizar de la misma sociedad o empresario, se adjuntará una relación de todos ellos y con las mismas especificaciones que se ha dicho anteriormente. Cuando un tipo de libro se componga de varios tomos, es imprescindible para su legalización, definir que ese libro se compone de un número determinado de tomos, y además los folios que tiene cada uno de ellos.

>>ver ejemplo<<

2.- Libros a Legalizar

Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).

Las sociedades Mercantiles llevarán también un libro o libros de Actas (Art. 26 Código de Comercio).

Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas (cuando proceda). Las Sociedades de Responsibilidad Limitada,"S.L", todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 128 L.S.L.).

3.- Libros de Actas

Los libros de Actas, que podrán ser hojas móviles, deberán legalizarse por el Registro Mercantil necesariamente antes de su utilización (Art. 106 Reglamento Registro Mercantil). No podrá legalizarse un nuevo libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiera denunciado la sustracción del anterior o consignado en acta notarial su extravío o destrucción (Art. 106.3 R.R.M.).

4.- Diligencia de Cierre

Todos los libros mecanizados (por lo que se exceptúan todos aquellos que se presenten con sus hojas sin utilizar) deberán llevar en la última hoja una diligencia de cierre, firmada y sellada por el representante de la sociedad o el interesado. Ejemplo de diligencia: "Declaro bajo mi responsabilidad que este libro..., (clase o tipo de libro, diario, inventario, etc.), número... (el número que hace de los de su clase), consta de... folios escritos por una sola cara, correspondiente al ejercicio (año) y que presento para su legalización en el día de hoy". Fecha, firma y sello de la sociedad o el interesado. En los libros que estén formados por varios tomos, dicha diligencia de cierre deberá constar al final de cada uno de los tomos que integran el libro.

5.- Presentación y Plazo

Los libros deben estar necesariamente encuadernados. LOS IMPRESOS SOLICITANDO LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS deberán ser presentados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio social (Art. 333 R.R.M.). Debe entenderse esto para los empresarios o sociedades que llevan la contabilidad por medios informáticos. Por lo tanto, no se encuentran incluídos en este plazo los libros que se presentan en blanco (los que se legalizan antes de su utilización).

El artículo 333 R.R.M. señala que "En el caso que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones".

La presentación de los impresos solicitando la legalización de libros se efectuará en el Pº. de la Castellana 44, de lunes a viernes de 9 a 14 horas y de 16 a 18 horas, y de 9 a 14 horas los sábados. En este momento no se acompañarán los libros a legalizar.

LA LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS SE EFECTUARÁ EL DÍA Y HORA SEÑALADOS POR EL REGISTRO, DENTRO DEL HORARIO DE 9 A 14 HORAS DE LUNES A VIERNES.

6.- Libros de Sociedades sin Registrar

No se admite su legalización hasta que no esté inscrita la Sociedad, excepto Fundaciones que no sean de Ámbito Estatal, Asociaciones, Cooperativas y demás entidades no obligadas a su inscripción en el Registro Mercantil.

7.- Instrucciones para el Cálculo de Honorarios

PARA CALCULAR LOS HONORARIOS CORRESPONDIENTES A LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS OFICIALES DE LAS SOCIEDADES Y EMPRESARIOS, ASOCIACIONES, COOPERATIVAS, FUNDACIONES, ETC. SE PROCEDERÁ DE LA SIGUIENTE FORMA:

  1. IDENTIFICAR CADA TIPO DE LIBRO QUE SE QUIERE LEGALIZAR, (Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas, etc.).
  2. Cada tipo de libro sumará una unidad al total de libros a legalizar. (Independientemente de que estén en el mismo libro físico).
  3. En los libros que estén encuadernados en varios tomos, cada tomo sumará una unidad al total de libros a legalizar.
  4. Con el número total de libros que se quiere legalizar, se cumplimentan los apartados de "Honorarios","IVA" y Total a Pagar, del impreso de solicitud, con las cantidades obtenidas de la lista adjunta.

Ejemplo 1:

Queremos legalizar un libro Diario que tiene dos tomos, un libro Mayor, y un libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

En total se solicita la legalización de cuatro libros, con lo que según la tabla, para cuatro libros:

Honorarios EUROS: 30,50

I.V.A. 21%: 6,41

TOTAL A PAGAR: 36,91€

Ejemplo 2:

Queremos legalizar los siguientes libros, 1 Diario y 1 libro de Balances, ambos libros integrados en un sólo tomo:

En total se está solicitando la legalización de 2 libros, con lo que según la tabla, para dos libros:

Honorarios EUROS: 21,49

I.V.A. 21%: 4,51

TOTAL A PAGAR: 26,00€

Nº DE LIBROS HONORARIOS IVA 21% TOTAL €
1 16,98 3,57 20,55
2 21,49 4.51 26,00
3 25,99 5.46 31,45
4 30,50 6.41 36,91
5 35,01 7.35 42,36
6 39,52 8,30 47,82
7 44,02 9,24 53,26
8 48,53 10,19 58,72
9 53,04 11,14 64,18

* Cuando se solicita la retención, se calculara el porcentaje vigente (21%) sobre el total de Honorarios y se restará al calcular la suma (honorarios+IVA-Ret).

Registro Mercantil de Madrid 2011. Departamento de Informática TEXTO LEGAL