Las cuentas han de presentarse anualmente en el Registro donde la Sociedad tenga su domicilio social para que queden depositadas, es decir, no se devuelven al cliente.
La no presentación de cuentas anuales conlleva el cierre de la boja registral, por lo que no se podrán inscribir documentos en el Registro. Para reabrirla, hay que tener depositados, como mínimo, los tres últimos ejercicios.
Plazos
El plazo que marca la Ley de Sociedades de Capital es: Las cuentas han de formularse en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social y aprobarse por la Junta General dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio.
El plazo de PRESENTACIÓN de las cuentas anuales es dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de éstas por parte de la Junta, es decir, que el día final ha de coincidir con el último día del mes siguiente al que se hayan aprobado. Por ejemplo para cuentas aprobadas el 2 de Junio, el final del plazo sería el 31 de Julio.
Formas de Presentación
- EN PAPEL:
Deberán presentarse en una carpeta junto con la instancia de presentación descargar impreso y la certificación de aprobación de cuentas descargar impreso que no hace falta que tenga la firma legitimada; todos los modelos serán normalizados y totalmente cumplimentados.
Los formularios pueden descargarse, de forma gratuita, en formato PDF rellenable impresos
- EN CD/DVD:
Ha de hacerse desde el programa D2 que proporciona el Colegio de Registradores, no el Registro (lo puede descargar desde aquí). Cualquier duda o consulta que les surja sobre el programa, pueden solucionarla a través del soporte informático destinado para ello, en el teléfono 902 734 375.
Han de traerse al Registro en una carpeta:
- Certificación de aprobación de cuentas descargar impreso, que no hace falta que tenga la firma legitimada.
- Certificado de la huella digital firmado por el Administrador o en el caso de Consejo de Administración, por el Presidente y el Secretario.
No es necesario. en el Registro Mercantil de Madrid. que el código alfanumérico de la huella aparezca en la Certificación de aprobación de cuentas; en el caso de que apareciera, el certificado de la huella digital referido en el anterior párrafo, no haría falta que estuviera firmado.
- CD/DVD en el que constará el fichero zip con los documentos que hay que depositar.
- DE FORMA TELEMÁTICA:
Ha de hacerse desde el programa D2 que proporciona el Colegio de Registradores, no el Registro (lo puede descargar desde aquí). Cualquier duda o consulta que les surja sobre el programa, pueden solucionarla a través del soporte informático destinado para ello, en el teléfono 902 734 375.
Formas de Envío
HONORARIOS Y FORMAS DE PAGO
Honorarios
| Sin informe de auditoría |
65,18€ |
57,10€ |
| Con informe de auditoría |
74,77€ |
65,50€ |
| Sin informe de auditoria con hoja COVID |
68,81€ |
60,28€ |
| Con informe de auditoría con hoja COVID |
78,41€ |
68,69€ |
- Si la presentación se hace de forma telemática completa o mixta, el pago se hace a través de la web registradores.org.
- Si se hace en papel, se podrá hacer:
- Mediante ingreso bancario o transferencia, para lo cual habrá de generar un justificante de ingreso bancario poniendo como concepto la referencia numérica que aparece en el pdf
- Con tarjeta de crédito/débito
No se puede, en ningún caso, hacer el pago en metálico
El cálculo de los honorarios se hace a través de un impreso descargar, rellenando el número de sociedades a presentar y el tipo de depósito para obtener el importe total.
SUBSANACIÓN DE DEFECTOS
Para retirar un depósito de cuentas que se haya presentado en papel y haya sido calificado defectuoso, hay que presentar cualquiera de los siguientes documentos:
- La instancia de presentación original.
- El correo electrónico con el que se les notificó el defecto.
- Una autorización expedida por el Administrador vigente.
Para subsanar unas cuentas presentadas de forma telemática mixta, habrán de hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes y venir al Registro a retirar la documentación en papel que se envió en su momento para poder adjuntar el nuevo acuse de recibo
Para subsanar unas cuentas presentadas de forma telemática completa, basta con hacer un nuevo envío con las correcciones pertinentes, marcando SUBSANACIÓN.
ES IMPRESCINDIBLE PARA TODOS LOS ENVÍOS TELEMÁTICOS, RELACIONAR EL NUEVO ENVÍO CON EL QUE SE SUBSANA; HAN DE INDICAR: EL LIBRO, QUE SIEMPRE ES EL 2, EL AÑO DE PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS (NO EL DEL EJERCICIO QUE SE DEPOSITA) Y UN NÚMERO DE 6 DÍGITOS SIN PUNTOS NI COMAS.
COMO SUBSANAR UNAS CUENTAS YA DEPOSITADAS
- POR ERROR DE TRANSCRIPCIÓN
Si los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositadas no son correctos, los socios dispusieron de la información correcta y la Junta adoptó correctamente el acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado:
Bastará con la presentación de una Certificación expedida por el Órgano de Administración que indique el error, su subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya practicado, acompañando, en su caso, los documentos con los datos correctos.
En el caso de que la presentación sea telemática (la arquitectura de estas presentaciones impide la incorporación de documentación), se hará una nueva presentación de cuentas que tendrá que incorporar las circunstancias anteriormente descritas. Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
- ERROR CONTABLE
Si los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad:
Será necesario celebrar una nueva Junta que apruebe las cuentas y una nueva Certificación con todos los requisitos necesarios, en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos detectados en las primeras.
Esta Certificación se acompañará de todos los documentos necesarios para un correcto depósito.
Ambas presentaciones quedarán depositadas en el Registro.
DESISTIMIENTO DE ASIENTO DE PRESENTACIÓN
Para proceder al desistimiento de un asiento de presentación de unas cuentas presentadas telemáticamente, el presentante de las cuentas ha de cumplimentar y firmar un formulario descargar y enviarlo por correo electrónico a madrid.cuentas@registromercantil.org desde la dirección de correo electrónico que consta en el envío telemático.
Para proceder al desistimiento del asiento de unas cuentas presentadas de forma presencial, ha de presentar un formulario descargar solicitándolo, expedido y firmado por el presentante de las cuentas, con la firma legitimada ante notario.